Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d)
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Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord sucht: Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d). Die Stelle ist als Teilzeit ausgeschrieben. veröffentlicht am 30.07.2026.
- Arbeitgeber
- Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord
- Beschäftigungsart
- Teilzeit
- Veröffentlicht
- 30.07.2026
Aufgaben und Anforderungen: Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d) bei Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Nord
Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) – Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft
Im Dialog mit der Gesellschaft entwickelt das KIT Lösungen für große Herausforderungen – von Klimawandel, Energiewende und nachhaltigem Umgang mit natürlichen Ressourcen bis hin zu Künstlicher Intelligenz, technologischer Souveränität und demografischem Wandel. Als Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft vereint das KIT wissenschaftliche Exzellenz vom Erkenntnisgewinn bis zur Anwendungsorientierung unter einem Dach – und ist damit in einer einzigartigen Position, diese Transformation voranzutreiben. Damit bietet das KIT als Exzellenzuniversität seinen mehr als 10 000 Mitarbeitenden sowie seinen 22 800 Studierenden herausragende Möglichkeiten, eine nachhaltige und resiliente Zukunft zu gestalten.
KIT – Science for Impact.
80% Teilzeit
- Institut für Photonik und Quantenelektronik (IPQ)
- unbefristet
- ab sofort
- Teilzeit
- 41.300,00 bis 48.400,00 EUR brutto pro Jahr
Aufgaben Im Rahmen Ihrer Tätigkeiten unterstützen Sie die Institutsleitung in verschiedenen administrativen und finanziellen Belangen und tragen damit wesentlich zu einer reibungslosen Durchführung von Forschungsarbeiten bei. Im Mittelpunkt steht die administrative Abwicklung und das Controlling von Drittmittelprojekten in enger Abstimmung mit der Institutsleitung und den Fachabteilungen des KIT. Darüber hinaus unterstützen Sie die operative Beschaffung – von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Zahlungsabwicklung im SAP-System – und gewährleisten damit die termingerechte Versorgung des Instituts mit notwendigen Ressourcen.
Sie agieren mit unserem internationalen Team an Nachwuchswissenschaftler*innen und Studierenden. Ihr Aufgabengebiet umfasst dabei insbesondere die folgenden Tätigkeiten:
- Planen, Steuern und Verwalten von Projektbudgets unterschiedlicher Drittmittelgeber
- Schnittstelle zwischen Geldgebern, Kooperationspartnern, KIT-internen Serviceabteilungen sowie dem Institut in projektbezogenen administrativen Belangen
- Erstellung von Förderanträgen und Projektberichten (administrativer Teil) und von Abrechnungen gegenüber den Fördermittelgebern
- Mitwirkung bei der Erstellung von Konsortialverträgen
- Interaktion mit externen Projektpartnern sowie Koordination und Organisation von Projekttreffen und projektbezogenen Veranstaltungen
- Erstellung und Überwachung interner Budget- und Personaleinsatzplanungen
- Klärung und Bearbeitung von Budgetanfragen von Mitarbeitenden
- Verwaltung und Überprüfung von Verwendungsnachweisen
- Gelegentliche Übernahme von Aufgaben im allgemeinen administrativen Institutsbetrieb
Profil
- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) der Betriebswirtschaftslehre bzw. einer vergleichbaren Fachrichtung oder alternativ eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Controlling und Finanzen, vorzugsweise im industriellen Umfeld
- Sicherer Umgang mit MS-Office
- Idealerweise SAP-/SRM-Kenntnisse
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ihre Qualifikation wird ergänzt durch eine selbständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
- Sie sind bereit, sich in vielfältige hochschulspezifische Arbeitsabläufe einzuarbeiten und Ihr Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten.
Wir bieten
Familienfreundlichkeit
Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
Gesundheit
Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.
Individuelle Zusatzleistungen
Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.
Karriere und Entwicklung
Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
Sinnstiftende Arbeit
Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
Herkunft dieser Stellenanzeige
Diese Stellenanzeige wurde von stepstone übernommen und erscheint auf Talents & Jobs. Die ursprüngliche Ausschreibung steht unter https://www.stepstone.de/stellenangebote----20260730---14282500-inline.html?cid=partner_webfeinschliff___Y&adjust_t=1bbth7ql_1bjy99sm&adjust_campaign=partner_webfeinschliff___Y.